Wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) to proces pełen wyzwań. Choć system ma docelowo ułatwić obieg dokumentów, obecnie jest „testowany na żywym organizmie”. Jako oficjalny partner Systim, przygotowaliśmy zestawienie kluczowych informacji, które pozwolą Ci bezpiecznie zarządzać fakturami.
1. Pułapka faktur uproszczonych (paragony z NIP)
Wielu przedsiębiorców błędnie zakłada, że od razu wszystkie dokumenty znajdą w systemie KSeF.
-
Stan prawny: Faktury uproszczone (paragony z NIP do kwoty 450,00 zł brutto) nie będą przesyłane do KSeF aż do końca 2028 roku.
-
Co to oznacza dla Ciebie? Tych dokumentów nie pobierzesz automatycznie z bramki rządowej. W dalszym ciągu musisz dodawać je ręcznie w panelu Systim.pl jako koszty.
-
Rozwiązanie: Aby uniknąć ręcznego przepisywania danych, zalecamy skorzystanie z naszego modułu automatyzacji kosztów: Automatyzacja Kosztów Systim.
2. Konfiguracja KSeF w Systim
Ustawienia dotyczące integracji z systemem rządowym znajdziesz w swoim panelu: Ustawienia -> Opcje -> Ustawienia -> zakładka KSeF.
Możesz tam skonfigurować:
-
Dane autoryzacyjne i tokeny.
-
Datę wejścia w obowiązek (zgodnie z aktualnymi przepisami).
-
Sposób wysyłki dokumentów.
3. Zalecane ustawienia – Bezpieczeństwo danych
Ze względu na niestabilność systemów centralnych oraz fakt, że KSeF jest w fazie ciągłych zmian, rekomendujemy następującą konfigurację:
-
Wysyłka z programu (ręczna): Zalecamy ustawienie wysyłki codziennie na koniec dnia. Pozwala to na zbiorcze przesłanie dokumentów po ich weryfikacji przez księgowość.
-
Integracje przez API: W przypadku korzystania z naszych integratorów dla sprzedaży (Systim-BaseLinker) oraz kosztów, zalecamy wyłączenie automatycznego wysyłania do KSeF.
Dlaczego to ważne? Automatyczna wysyłka w czasie rzeczywistym przy obecnym stanie infrastruktury KSeF może generować błędy synchronizacji. Zalecamy regularne sprawdzanie i porównywanie danych pomiędzy KSeF a systemem księgowym Systim, aby mieć pewność, że wszystkie dokumenty zostały poprawnie przetworzone i nadano im odpowiednie numery identyfikacyjne.
Chcesz pełnej automatyzacji bez stresu?
Sprawdź nasze dedykowane rozwiązania, które wspierają stabilną pracę z Systim:
